Elektronische Visitenkarte: Wie vCard, Profil und Wallet zusammenspielen
eDigital Business Cards Redaktion · · · Technik & Praxis
Der Begriff „elektronische Visitenkarte“ wird für ganz unterschiedliche Dinge verwendet. Manche meinen eine Datei, die man per E-Mail verschickt. Andere meinen ein Online-Profil oder einen Eintrag in Apple Wallet. Tatsächlich arbeiten diese drei Formate am besten zusammen. Dieser Beitrag erklärt, was eine vCard, ein Profil und ein Wallet-Pass jeweils sind, was beim Speichern auf dem iPhone und auf Android geschieht und welche Daten sich später aktualisieren und welche nicht. Allgemeine Kaufkriterien finden Sie im Ratgeber zum Kauf einer digitalen Visitenkarte.
Drei Formate, ein Ziel
Die vCard
Eine vCard ist eine kleine Datei mit der Endung .vcf. Sie enthält Kontaktdaten in einem festen Format, das fast alle Adressbücher lesen können: Name, Firma, Position, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Website und Anschrift. Wer eine vCard öffnet, kann die Angaben mit einem Tippen als neuen Kontakt anlegen. Die vCard ist das älteste der drei Formate und das verlässlichste, wenn es darum geht, Daten ins Adressbuch zu bringen.
Das Online-Profil
Das Profil ist eine Webseite, die nur Ihnen gehört. Es zeigt Ihre Kontaktdaten, aber auch alles, was eine Datei nicht kann: Fotos, Dokumente, Links zu sozialen Netzwerken, eine Standortkarte und, je nach Tarif, Formulare oder eine Terminbuchung. Das Profil öffnet sich im Browser, ohne App. Sie können es jederzeit ändern. Ein einfaches Profil mit QR-Code gibt es auch kostenlos, wie der Beitrag digitale Visitenkarte kostenlos zeigt.
Der Wallet-Pass
Ein Wallet-Pass ist ein Eintrag in Apple Wallet oder Google Wallet, ähnlich einer Bordkarte oder einer Kundenkarte. Bei uns trägt der Pass einen QR-Code, der zu Ihrem Profil führt. Weil der Code auf das Profil zeigt, sieht jeder, der ihn scannt, Ihren aktuellen Stand. Der Pass ist praktisch, wenn Sie selbst Ihre Karte schnell auf dem Bildschirm zeigen möchten, ohne eine Karte aus der Tasche zu holen.
Was beim Speichern geschieht
Auf dem Profil gibt es die Schaltfläche „Kontakt speichern“. Dahinter steckt eine vCard. Was danach passiert, hängt vom Gerät ab.
Auf dem iPhone
Auf dem iPhone öffnet sich nach dem Tippen in der Regel eine Vorschau des Kontakts. Ihr Gegenüber sieht Name, Nummer und E-Mail und kann den Kontakt neu anlegen oder einem bestehenden Kontakt hinzufügen. Je nach iOS-Version und Browser erscheint vorher eine kurze Rückfrage, ob die Datei geladen werden soll.
Auf Android
Auf Android-Geräten wird die vCard meist heruntergeladen und mit der Kontakte-App geöffnet. Je nach Hersteller fragt das Gerät, in welchem Konto der Kontakt gespeichert werden soll, etwa im Google-Konto oder lokal auf dem Gerät. Danach erscheint der Eintrag wie jeder andere Kontakt. Die genauen Schritte unterscheiden sich zwischen Herstellern und Versionen.
Warum nicht einfach eine Datei verschicken?
Früher hängten viele ihre vCard an jede E-Mail. Das hat Nachteile. Manche E-Mail-Programme zeigen den Anhang kaum an, andere filtern ihn als verdächtig aus. Und wer die Datei öffnet, sieht nur nackte Kontaktdaten ohne Zusammenhang: kein Foto, keine Leistungen, keine Referenzen.
Ein Profil löst diese Probleme. Es zeigt zuerst, wer Sie sind und was Sie anbieten, und bietet dann die vCard zum Speichern an. Ihr Gegenüber entscheidet selbst, ob es Ihre Daten ins Adressbuch übernehmen möchte. So wird die vCard vom Anhang zur bewussten Entscheidung.
Welche Felder übertragen werden
In die vCard gelangen die Angaben, die Sie im Profil als Kontaktdaten hinterlegt haben. Typisch sind Vor- und Nachname, Firma, Position, Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Website und Anschrift. Felder, die Sie nicht ausgefüllt haben, bleiben leer.
Zwei Tipps helfen, damit der Eintrag im Adressbuch gut aussieht. Erstens: Tragen Sie Vor- und Nachnamen getrennt ein, damit das Adressbuch richtig sortiert. Zweitens: Geben Sie Telefonnummern im internationalen Format an, also mit +49, +43 oder +41. Dann funktioniert die Nummer auch auf Geräten aus dem Ausland. Schreiben Sie akademische Grade wie Dr. so, wie sie auch auf Ihrer gedruckten Karte stehen.
Aktuell bleiben: was sich ändert und was nicht
Hier lohnt es sich, ehrlich zu sein. Ihr Profil ist immer aktuell. Wenn Sie eine neue Nummer eintragen, sieht jeder, der das Profil öffnet, sofort die neue Nummer. Auch der QR-Code im Wallet-Pass führt immer zum aktuellen Profil.
Eine vCard, die jemand bereits im Adressbuch gespeichert hat, ändert sich dagegen nicht. Sie ist eine Kopie Ihrer Daten zum Zeitpunkt des Speicherns. Wechseln Sie Ihre Nummer, steht bei diesem Kontakt weiterhin die alte Nummer, bis Ihr Gegenüber den Eintrag selbst ändert oder Ihre Karte erneut speichert.
Für die Praxis heißt das: Wenn sich wichtige Angaben ändern, schicken Sie Ihren wichtigsten Kontakten eine kurze Nachricht mit dem Link zum Profil. Wer den Link hat, findet dort immer Ihre aktuellen Daten und kann den gespeicherten Kontakt mit einem Tippen erneuern.
Formate im Vergleich
| Format | Wo gespeichert | Aktualisiert sich? | Ideal für |
|---|---|---|---|
| vCard (.vcf) | Im Adressbuch des Empfängers | Nein, sie bleibt eine Kopie | Daten dauerhaft ins Telefonbuch bringen |
| Online-Profil | Als Webseite im Internet | Ja, sofort nach jeder Änderung | Mehr zeigen als Kontaktdaten, immer aktuell bleiben |
| Wallet-Pass | In Apple Wallet oder Google Wallet | Der QR-Code führt stets zum aktuellen Profil | Die eigene Karte schnell auf dem Bildschirm zeigen |
| NFC-Karte mit QR-Code | In Ihrer Tasche | Ja, weil sie auf das Profil verweist | Persönliche Treffen, Messen, Kundentermine |
Typische Fehler im Kontakteintrag
Ein unvollständiger Eintrag im Adressbuch ist ärgerlich. Häufig fehlt die Firma, weil sie nur im Logo steht und nicht als Text eingetragen ist. Manchmal steht die Position im Feld für den Nachnamen, sodass das Adressbuch falsch sortiert. Oder es sind drei Telefonnummern ohne Bezeichnung hinterlegt, und niemand weiß, welche die Mobilnummer ist. Speichern Sie Ihre eigene Karte deshalb einmal selbst auf einem iPhone und einem Android-Gerät und sehen Sie sich den Eintrag genau an. Was dort unklar ist, korrigieren Sie im Profil.
Eine vCard für das ganze Team
In Unternehmen hat jede Person ihr eigenes Profil und damit ihre eigene vCard. Damit die Einträge im Adressbuch der Kunden einheitlich aussehen, lohnt sich eine gemeinsame Regel: dieselbe Schreibweise der Firma, dieselbe Reihenfolge von Vor- und Nachname und dieselbe Form der Telefonnummern. So findet eine Kundin alle Ansprechpersonen Ihres Unternehmens unter demselben Firmennamen. Wer das Unternehmen verlässt, sollte sein Profil auf die zentrale Nummer umstellen. Die bereits gespeicherten vCards ändern sich zwar nicht, aber wer das Profil erneut öffnet, findet die richtige Stelle.
Die E-Mail-Signatur
Ein oft übersehener Ort für Ihre elektronische Visitenkarte ist die E-Mail-Signatur. Setzen Sie unter Name und Telefonnummer einen kurzen Link zu Ihrem Profil, zum Beispiel mit dem Text „Kontakt speichern“ oder „Mein digitales Profil“. So kann jeder, der eine E-Mail von Ihnen erhält, Ihre Daten mit einem Tippen speichern. Halten Sie die Signatur schlicht: Ein Textlink funktioniert in fast allen E-Mail-Programmen, große Bilder werden dagegen manchmal blockiert.
Wie die Karte das Ganze verbindet
Eine NFC-Karte mit aufgedrucktem QR-Code ist das Bindeglied zwischen Ihnen und den drei Formaten. Ihr Gegenüber tippt die Karte an oder scannt den Code, sieht das Profil und speichert Ihre Daten als vCard. Wie das Antippen auf verschiedenen Geräten funktioniert, erklärt der Beitrag NFC-Visitenkarte mit iPhone und Android nutzen. Ob eine Papierkarte daneben noch sinnvoll ist, lesen Sie im Vergleich digitale Visitenkarte oder Papier.
Häufige Fragen
Was ist eine elektronische Visitenkarte?
Meist ist damit eine Kombination aus Online-Profil und vCard gemeint. Das Profil zeigt Ihre Angaben im Browser, die vCard bringt sie ins Adressbuch. Ein Wallet-Pass kann das ergänzen.
Ändert sich meine gespeicherte vCard, wenn ich mein Profil aktualisiere?
Nein. Eine bereits gespeicherte vCard ist eine Kopie. Das Profil und der QR-Code im Wallet-Pass zeigen dagegen immer den aktuellen Stand.
Brauchen meine Kontakte eine App?
Nein. Das Profil öffnet sich im Browser, und die vCard wird von der normalen Kontakte-App gelesen. Auch der Wallet-Pass nutzt die Wallet, die auf dem Gerät bereits vorhanden ist.
Welche Daten landen in der vCard?
Die Kontaktdaten, die Sie im Profil hinterlegt haben, etwa Name, Firma, Position, Telefon, E-Mail, Website und Anschrift. Leere Felder bleiben leer.
Wofür ist der Wallet-Pass gut?
Damit zeigen Sie Ihre Karte schnell auf dem Bildschirm, zum Beispiel wenn Sie Ihre gedruckte Karte nicht dabeihaben. Der QR-Code im Pass führt zu Ihrem aktuellen Profil.
Kann ich den Profil-Link in meine E-Mail-Signatur setzen?
Ja, und das ist sehr zu empfehlen. Ein schlichter Textlink funktioniert in fast allen E-Mail-Programmen.
Nächster Schritt
Prüfen Sie, welche Kontaktdaten in Ihre vCard gehören, und setzen Sie den Profil-Link in Ihre Signatur. Sehen Sie sich danach die elektronische Visitenkarte mit vCard und Wallet an. Weitere Beiträge finden Sie im Ratgeber-Bereich.