Digitale Visitenkarte und DSGVO: Was Profilinhaber wissen sollten
eDigital Business Cards Redaktion · · · Recht & Datenschutz
Eine digitale Visitenkarte ist schnell eingerichtet. Doch sobald Sie damit Kontakte sammeln, stellt sich die Frage nach dem Datenschutz. Wer darf welche Daten speichern, worüber müssen Sie informieren, und was geschieht, wenn jemand die Löschung verlangt? Dieser Beitrag erklärt die wichtigsten Punkte der Datenschutz-Grundverordnung aus Sicht eines Profilinhabers. Er richtet sich an Selbstständige, kleine Betriebe und Teams in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Er ersetzt keine Rechtsberatung, hilft Ihnen aber, die richtigen Fragen zu stellen. Allgemeine Kaufkriterien finden Sie im Ratgeber zum Kauf einer digitalen Visitenkarte.
Zwei Rollen: Ihre Daten und die Daten Ihrer Besucher
Beim Datenschutz rund um eine digitale Visitenkarte gibt es zwei Seiten. Es lohnt sich, sie getrennt zu betrachten.
Ihre eigenen Daten im Profil
Name, Position, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Foto stellen Sie selbst ins Profil. Sie entscheiden, was sichtbar ist, und können es jederzeit ändern. Wenn ein Unternehmen Profile für seine Beschäftigten anlegt, sieht das anders aus: Dann verarbeitet der Arbeitgeber Beschäftigtendaten und muss darüber informieren. Wie Sie das im Team regeln, beschreibt der Beitrag zu digitalen Visitenkarten für Unternehmen.
Die Daten Ihrer Besucher
Sobald jemand über Ihr Profil ein Formular ausfüllt, eine Terminanfrage stellt oder seine Kontaktdaten hinterlässt, verarbeiten Sie personenbezogene Daten Dritter. Für diese Daten sind in der Regel Sie verantwortlich, nicht die Person, die das Formular ausfüllt, und nicht allein der Anbieter der Plattform. Diese Werkzeuge gehören bei uns zum Tarif Business Add-ons. Wer nur ein Profil mit seinen eigenen Kontaktdaten zeigt, sammelt über das Profil selbst keine Besucherdaten über Formulare.
Die Rechtsgrundlagen, einfach erklärt
Die DSGVO erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage besteht. Für eine digitale Visitenkarte sind in Art. 6 Abs. 1 DSGVO vor allem drei Grundlagen wichtig.
Einwilligung
Die betroffene Person stimmt ausdrücklich zu, zum Beispiel zum Erhalt eines Newsletters. Eine Einwilligung muss freiwillig, für einen bestimmten Zweck und in verständlicher Form erteilt werden. Sie kann jederzeit widerrufen werden. Sie müssen nachweisen können, dass sie vorliegt.
Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen
Wenn jemand über Ihr Profil ein Angebot anfragt oder einen Termin bucht, dürfen Sie die Daten in der Regel nutzen, um diese Anfrage zu bearbeiten. Die Verarbeitung dient dann der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags.
Berechtigtes Interesse
Manche Verarbeitungen stützen sich auf ein berechtigtes Interesse, etwa die Pflege eines Kontakts nach einem Gespräch. Dabei müssen Sie Ihr Interesse gegen die Interessen der betroffenen Person abwägen. Diese Grundlage ist kein Freibrief. Für Werbung per E-Mail reicht sie in der Regel nicht aus, weil dafür zusätzlich das Wettbewerbsrecht gilt.
Kontaktformulare: so wenig wie möglich
Ein Kontaktformular auf dem Profil ist praktisch. Gleichzeitig ist es die Stelle, an der die meisten Daten entstehen. Drei Grundsätze helfen.
Datenminimierung
Fragen Sie nur ab, was Sie für die Bearbeitung wirklich brauchen. Für eine Rückmeldung genügen meist Name und ein Kontaktweg. Ein Pflichtfeld für die Telefonnummer, obwohl Sie ohnehin per E-Mail antworten, ist überflüssig. Für manche Berufe gelten strengere Grenzen. Eine Arztpraxis fragt zum Beispiel keine Gesundheitsangaben ab, wie der Beitrag zur digitalen Visitenkarte für Ärzte und Praxen zeigt.
Informationspflichten
Nach Art. 13 DSGVO müssen Sie die Menschen bei der Erhebung informieren: wer verantwortlich ist, zu welchem Zweck Sie die Daten nutzen, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange Sie sie speichern und welche Rechte bestehen. Am einfachsten ist ein kurzer Satz direkt am Formular mit einem Link zu Ihrer vollständigen Datenschutzerklärung.
Einwilligung für Newsletter
Wenn Sie Kontakte später über Neuigkeiten informieren möchten, fragen Sie die Einwilligung getrennt von der eigentlichen Anfrage ab. Der Formular-Baukasten bietet dafür Auswahlfelder. Stellen Sie keine Antwort vorab ein. Bewahren Sie auf, wann und wie die Einwilligung erteilt wurde. Ein Beispiel aus der Praxis beschreibt der Beitrag zur digitalen Visitenkarte für Immobilienmakler, die Interessenten später über neue Objekte informieren möchten.
Eingescannte Papierkarten
Mit dem Visitenkartenscanner aus Business Add-ons machen Sie aus Papierkarten, die Sie erhalten haben, Kontakte in Ihrem Verwaltungsbereich. Auch das ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Wer Ihnen seine Karte gibt, rechnet in der Regel damit, dass Sie ihn wegen des Gesprächs wieder kontaktieren. Für mehr reicht das meist nicht. Nutzen Sie gescannte Kontakte deshalb für die Nachbereitung des Gesprächs, nicht automatisch für einen Newsletter. Löschen Sie Einträge, die Sie nicht mehr brauchen.
Analysen im Profil
Jeder kostenpflichtige Tarif enthält Analysen. Sie sehen zum Beispiel, wie oft Ihr Profil aufgerufen wurde, welche Links angeklickt wurden und wie oft Ihre Kontaktdaten gespeichert wurden. Solche Auswertungen helfen Ihnen, Ihr Profil zu verbessern.
Für Sie als Profilinhaber ist wichtig: Nutzen Sie die Analysen für das, wofür sie gedacht sind, nämlich die Wirkung Ihres Profils. Wenn ein Unternehmen Analysen zu den Profilen seiner Beschäftigten auswertet, kann das Fragen der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle aufwerfen. In Deutschland ist dann in der Regel der Betriebsrat zu beteiligen. Welche Techniken die Plattform für die Analysen einsetzt, steht in der Datenschutzerklärung. Für Cookies und ähnliche Techniken gilt in Deutschland zusätzlich § 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes.
Auftragsverarbeitung und Plattform
Wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, spricht die DSGVO von Auftragsverarbeitung. Nach Art. 28 DSGVO braucht es dann in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der festlegt, wie der Dienstleister mit den Daten umgeht.
Für Ihre digitale Visitenkarte bedeutet das: Prüfen Sie, wie die Plattform Daten verarbeitet, die über Ihr Profil eingehen, wo sie gespeichert werden und welche weiteren Dienstleister beteiligt sind. Die Angaben dazu finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Wenn Sie als Unternehmen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung benötigen, fragen Sie danach, bevor Sie Formulare und Kontakterfassung einsetzen. Verlassen Sie sich nicht auf Angaben in Werbetexten, sondern auf die Datenschutzerklärung und die Verträge.
Löschen und Exportieren
Kontakte, die Sie über Ihr Profil sammeln, sollten Sie nicht unbegrenzt aufbewahren. Legen Sie fest, wie lange Sie eine Anfrage speichern, zum Beispiel bis zum Abschluss eines Auftrags und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten.
Betroffene haben nach der DSGVO unter anderem das Recht auf Auskunft, auf Berichtigung und auf Löschung. Wenn jemand Sie bittet, seine Daten zu löschen, entfernen Sie den Eintrag aus Ihrem Verwaltungsbereich und aus allen Listen, in die Sie ihn übernommen haben. Antworten Sie innerhalb der gesetzlichen Frist, in der Regel innerhalb eines Monats.
Mit dem Tarif Business Add-ons können Sie Kontakte, Buchungen, Abonnenten und Formulareingaben als CSV-Datei exportieren. Das hilft bei Auskunftsanfragen und beim Übertragen in Ihr eigenes System. Denken Sie daran: Jede exportierte Datei ist eine weitere Kopie, die Sie ebenfalls schützen und später löschen müssen.
Datenarten im Überblick
| Datenart | Rechtsgrundlage (typisch) | Was Sie tun sollten |
|---|---|---|
| Ihre eigenen Kontaktdaten im Profil | Ihre eigene Entscheidung | Nur zeigen, was Sie öffentlich teilen möchten |
| Profildaten von Beschäftigten | Beschäftigungsverhältnis, ggf. Einwilligung | Informieren, Betriebsrat früh einbinden |
| Anfrage über das Kontaktformular | Vorvertragliche Maßnahme | Wenige Felder, Hinweis mit Link zur Datenschutzerklärung |
| Terminbuchung | Vorvertragliche Maßnahme | Nur Verwaltungsangaben, keine sensiblen Daten |
| Newsletter-Anmeldung | Einwilligung | Getrennt abfragen, nichts vorab einstellen, Nachweis aufbewahren |
| Kontakte aus dem Visitenkartenscanner | Meist berechtigtes Interesse | Nur für die Nachbereitung nutzen, Löschfrist festlegen |
| Profilanalysen | Je nach Technik | Datenschutzerklärung prüfen, keine Leistungskontrolle |
Österreich und die Schweiz
Die DSGVO gilt in Österreich wie in Deutschland unmittelbar. Ergänzend gilt das österreichische Datenschutzgesetz. Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Datenschutzbehörde in Wien.
Die Schweiz gehört nicht zur EU. Dort gilt das revidierte Datenschutzgesetz, das am 1. September 2023 in Kraft getreten ist. Aufsicht ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte. Viele Grundsätze ähneln der DSGVO, etwa Transparenz und Zweckbindung. Im Detail gibt es aber Unterschiede, zum Beispiel bei den Informationspflichten und den Sanktionen. Wer Kontakte aus der EU und aus der Schweiz sammelt, sollte beide Regelwerke im Blick behalten.
In Deutschland ergänzt das Bundesdatenschutzgesetz die DSGVO. Die Aufsicht über Unternehmen liegt in der Regel bei der Datenschutzbehörde des jeweiligen Bundeslandes.
Datenschutz und Impressum gehören zusammen
Ein geschäftlich genutztes Profil braucht in der Regel neben einer Datenschutzerklärung auch eine Anbieterkennzeichnung. Beide Angaben sollten leicht zu finden sein. Was in ein Impressum gehört, erklärt der Beitrag Braucht eine digitale Visitenkarte ein Impressum?.
Eine kurze Prüfliste für Ihr Profil
Bevor Sie Ihr Profil mit Formularen veröffentlichen, gehen Sie diese Punkte durch:
- Welche Daten erhebt das Profil, und brauche ich jedes Feld wirklich?
- Steht am Formular ein kurzer Hinweis mit Link zur Datenschutzerklärung?
- Ist die Einwilligung für Werbung getrennt abgefragt und ohne Voreinstellung?
- Weiß ich, wie lange ich Anfragen speichere und wann ich sie lösche?
- Habe ich die Datenschutzerklärung der Plattform gelesen und brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
- Ist im Team geklärt, wer die Einträge bearbeitet und wer sie exportieren darf?
- Sind Impressum und Datenschutzerklärung im Profil leicht zu finden?
Wer diese Fragen beantworten kann, hat die wichtigsten Grundlagen gelegt.
Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Die richtige Lösung hängt von Ihrem Betrieb, Ihrer Branche und den Daten ab, die Sie erheben. Lassen Sie sich im Zweifel von einer Fachanwältin, einem Datenschutzbeauftragten oder der zuständigen Aufsichtsbehörde beraten.
Häufige Fragen
Brauche ich für mein Profil eine Datenschutzerklärung?
Wenn Sie über das Profil Daten von Besuchern erheben, etwa über ein Formular, in der Regel ja. Die Information muss bei der Erhebung leicht zu finden sein. Ein kurzer Hinweis am Formular mit Link zur vollständigen Erklärung ist ein bewährter Weg.
Darf ich gesammelte Kontakte für meinen Newsletter nutzen?
Nur mit einer ausdrücklichen Einwilligung. Fragen Sie sie getrennt von der Anfrage ab und bewahren Sie einen Nachweis auf. Eine persönliche Antwort auf die Anfrage selbst ist davon zu unterscheiden.
Wo werden die Daten aus meinem Profil gespeichert?
Das beschreibt unsere Datenschutzerklärung. Lesen Sie sie, bevor Sie Formulare oder die Kontakterfassung einsetzen. Bei Fragen zu einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung wenden Sie sich an uns.
Was mache ich, wenn jemand die Löschung seiner Daten verlangt?
Entfernen Sie den Eintrag aus Ihrem Verwaltungsbereich und aus allen exportierten Listen. Bestätigen Sie die Löschung. Antworten Sie in der Regel innerhalb eines Monats.
Gilt die DSGVO auch in der Schweiz?
Nicht unmittelbar. In der Schweiz gilt das revidierte Datenschutzgesetz seit dem 1. September 2023. Wer auch Kontakte aus der EU verarbeitet, muss meist zusätzlich die DSGVO beachten.
Sind Profilanalysen datenschutzrechtlich ein Problem?
Nicht grundsätzlich. Entscheidend ist, welche Techniken eingesetzt werden und wofür Sie die Auswertung nutzen. Im Unternehmen sollten Analysen nicht zur Kontrolle von Beschäftigten dienen, ohne den Betriebsrat einzubinden.
Nächster Schritt
Prüfen Sie, welche Daten Ihr Profil erheben soll, und formulieren Sie den Hinweis für Ihr Formular. Sehen Sie sich danach die digitale Visitenkarte mit Profil und Formularen an und fordern Sie dort ein Angebot an. Weitere Beiträge finden Sie im Ratgeber-Bereich.